學校心理咨詢師的工作日常中，檔案管理是最容易被忽視卻至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。很多新手咨詢師都遇到過這樣的情況，學生咨詢記錄混亂找不到、案例個人覺得缺乏連續(xù)性、家長突然要求查閱兩年前的輔導記錄...這些問題的根源往往在于檔案建設(shè)不規(guī)范。今天我們就來聊聊學校心理工作中最常踩的三個坑，手把手教你搭建實用又安全的檔案系統(tǒng)。

第一坑，檔案分類像開雜貨鋪

很多老師習慣把咨詢記錄、測評報告、轉(zhuǎn)介材料混在一起，用"張三2023""李四咨詢"這類簡單命名。建議采用三級分類法，按年級建總文件夾→按學生姓名建子文件夾→內(nèi)部再分咨詢記錄（日期+主題）、測評報告（附盤懂說明）、跟進記錄（每次家訪/班主任溝通摘要）。比如"七年級/王同學/2024.5.8考前焦慮疏導"。

第二坑，記錄模板五花八門

第三坑，保密措施形同虛設(shè)

去年某校就發(fā)生過家長群流傳學生咨詢記錄的糾紛。必須建立雙重保密機制，紙質(zhì)檔案鎖入帶編號的保密柜，電子檔案加密存儲（建議用 VeraCrypt 等專業(yè)工具）。特別要注意，咨詢記錄本嚴禁使用帶學校 logo 的筆記本，避免外流時暴露學生身份。轉(zhuǎn)交檔案時必須填寫《檔案交接單》，雙方簽字確認。

建議每學期末做檔案整理日，①篩除非必要保存的臨時記錄（如普通心理課簽到表）②重要案例刻錄光盤備份 ③更新檔案目錄索引表。記住，規(guī)范的檔案建設(shè)不僅是工作要求，當遇到危機事件時，完整連續(xù)的記錄能成為保護學生和教師的重要法律依據(jù)。

學校心理咨詢室

Psychological counseling web

學校心理咨詢室必備的5類檔案模板

學校心理咨詢室是學生釋放壓力、解決困惑的重要場所。但很多老師在實際工作中會發(fā)現(xiàn)，檔案管理容易混亂，咨詢記錄不完整，導致后續(xù)跟進困難。其實，只要用好下面這5類基礎(chǔ)檔案模板，就能讓心理工作更規(guī)范、更高效，真正幫到學生。

一、學生基本信息檔案，快速了解學生背景

模板核心內(nèi)容，

姓名、年級班級、家庭聯(lián)系方式、既往病史、家庭成員構(gòu)成、性格特點（如內(nèi)向/外向）、班主任評價等。

操作建議，

每學期初更新一次，尤其是家庭聯(lián)系方式變動要及時記錄。

用顏色標簽區(qū)分不同年級（如綠色代表初一，藍色代表初二），方便快速查找。

重要備注欄可標注“單親家庭”“留守兒童”等特殊信息，但需嚴格保密。

接地氣經(jīng)驗，

曾有老師發(fā)現(xiàn)一名學生突然成績下滑，翻看基本信息檔案時發(fā)現(xiàn)父母剛離異，及時介入溝通，避免了問題惡化。檔案不僅是記錄，更是預警信號。

二、咨詢預約登記表，避免遺漏重要咨詢

模板必備字段，

預約時間、咨詢類型（學業(yè)壓力/人際關(guān)系等）、緊急程度（1-5級）、接待老師、處理結(jié)果（已溝通/需跟進）。

實用技巧，

每周五下午統(tǒng)一整理下周預約表，優(yōu)先安排緊急程度高的學生。

用電子表格設(shè)置自動提醒功能，避免錯過預約時間。

定期統(tǒng)計高頻咨詢類型（如考試焦慮集中在期中期末），提前準備應(yīng)對方案。

真實案例，

某校通過分析預約表發(fā)現(xiàn)，初三學生考前焦慮集中在晚自習后，于是調(diào)整值班時間，每晚安排老師駐點咨詢室，效果立竿見影。

三、個案輔導記錄表，讓咨詢過程有跡可循

模板要點，

1. 問題描述，學生自述的主要困擾（原話記錄更真實）。

2. 觀察記錄，情緒狀態(tài)、肢體語言等細節(jié)（如“說話時頻繁搓手”）。

3. 輔導策略，具體采用的方法（沙盤游戲、認知行為療法等）。

4. 后續(xù)計劃，家庭配合事項、下次咨詢重點。

“躲坑”提醒，

避免主觀判斷，比如不寫“該生性格偏激”，而是記錄“學生表示‘他們都不理解我’”。

每次咨詢后24小時內(nèi)完成記錄，防止遺忘細節(jié)。

四、心理測評結(jié)果檔案，科學評估學生狀態(tài)

常用工具，

小學生，房樹人繪畫測驗、MHT心理健康量表

初高中生，SCL-90癥狀自評量表、青少年壓力問卷

檔案管理關(guān)鍵，

測評結(jié)果按“預警等級”分類存放（如紅色-需緊急干預，黃色-持續(xù)關(guān)注）。

對比不同學期數(shù)據(jù)，動態(tài)跟蹤學生變化。

紙質(zhì)報告掃描成電子版，雙重備份防丟失。

特別提示，

測評結(jié)果≠最終結(jié)論！某校曾有名學生測評顯示焦慮分值高，實際是因當天與朋友吵架，后續(xù)回訪發(fā)現(xiàn)情況正常。切忌貼標簽！

五、家校溝通記錄表，打好協(xié)同配合戰(zhàn)

模板核心板塊，

家長反饋的問題（如“孩子沉迷手機”）

教師建議（具體可操作步驟，如“每天約定30分鐘使用時間”）

達成共識（雙方簽字確認）

下次溝通時間

實操經(jīng)驗，

溝通后48小時內(nèi)歸檔，避免遺漏關(guān)鍵信息。

敏感問題（如疑似抑郁）建議面談而非電話溝通。

保存微信截圖或錄音（需提前征得同意），作為補充材料。

檔案管理看似繁瑣，實則是心理咨詢工作的“地基”。用好這5類模板，不僅能提升工作效率，更能讓每一次咨詢都有據(jù)可依。關(guān)鍵要記住，檔案是工具，不是任務(wù)——規(guī)范填寫的同時，更要保護學生隱私，真正讓檔案“活”起來。